新社会人のためのExcel術|絶対に覚えておくべきExcelの基本

新社会人のスキル向上
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今や多くの業務に欠かせない存在となっているExcel。

多くのビジネスマンにとって、Excelは使いこなせるに越したことはないツールだと思います。

そんなExcelについて書かれた言わずと知れた名著、『Excel最強の教科書』。

今回はこの本を参考に、新社会人が覚えておくべきExcel術についてまとめていきたいと思います。

以下のような人はぜひ参考にしてください。

・Excelに触れたことはあるけどビジネスレベルではない

・そもそもどんなことができるのかよくわかっていない

Excelの基本

まずは基本中の基本から見ていきましょう。

フォントを統一しよう

フォントは統一しましょう。

おすすめフォントはMSPゴシックArialの組み合わせ。

MSPゴシックは日本語、Arialは英数字です。

毎回設定しなおすのは大変なので、

ファイルオプション基本設定

から、既定フォントを設定しておくとよいでしょう。

行の高さを変更しよう

文字サイズが11のとき、行の高さは18~20が見やすいようです。

デフォルトでは13になっているので、初期設定のままだとかなり詰まって見え、読みづらいのです。

文字のサイズに合わせて都度、見やすい高さに変えるようにしましょう。

罫線機能を使いこなそう

初期設定では目盛線がついているのですが、正直これも見にくいです。

ホームフォントの設定罫線

で罫線を設定しなおしましょう。

上下に太線を引く、縦の線は引かないとすると見やすい表になります。

数値の色を変えよう

数値の色は、入力方法ごとに変えておくのがベター。

例えばベタ打ちの数字は青、計算結果は黒などとすると、どのセルは編集してよくて、どのセルは編集してはいけないのかが一目でわかりますね。

ベタ打ちの数字と数式は区別して書くようにしましょう。

セルの結合は絶対に使わない

セルの結合をすると、列や行の挿入が面倒などの不都合が起きることがあります。

また、フィルタリング機能が使えなくなるなど、加工時にもトラブルの原因になります。

セルの結合はできるだけしないようにしましょう。

もし見た目をそろえたいときは、セルを結合する代わりに

ホーム配置の設定配置

として、選択範囲内で文字を中央揃えにしましょう。

見出しとなるセルを固定しよう

膨大な量のデータを扱うときに役立ちます。

見出しとなるセルを固定することで、量が増えても見やすさを保つことができるのです。

固定したいセルをクリックした後、

表示ウィンドウ枠の固定ウィンドウ枠の固定

で、そのセルを基準に、見出しとしてセルを固定することができます。

※同じ手順で固定の解除もできます。

ファイルを編集する前に必ずコピーを取る

作業前だけでなく大きな変更をした後は、上書き保存ではなく、名前を付けて一時保存をしよう。

名前は

内容_日付_バージョン番号

などといつの時点のものかわかるようにしましょう。

過去のものを保存するためのフォルダを作っておくと便利ですね。




覚えておくと便利な機能

入力ではなく選択する

入力ではなく選択させたいときは、選択させたい列や行を選択し、

データデータの入力規則

で、入力値の種類をリストとすると、任意の選択肢から選択することができるようになります。

リストにない文字は入力できなくなります。

入力ミスを減らしたり、カタカナとローマ字の表記を簡単に統一したりすることができます。

オートフィル機能で一行おきに背景色を変える

オートフィル機能を使えば簡単に自動入力することができますが、「書式のみコピー」や「書式なしコピー」を選ぶこともできます。

例えば書式のみコピーすると、値は変更されず、背景色だけをコピーすることができてしまうんです。

このように行の色を一行おきに変えたいときに使えますね。

マスターするべき関数

関数名説明補足
SUM合計を求める
MAX最大値を求める異常値を見つけるときに便利
ROUND四捨五入する
IFEROORエラー時の表示内容を変更する
IF条件に応じて表示を変える入力データをチェックできる
SUMIFS複数の条件を満たすものを合計する
COUNTIF条件を満たすセルの個数を数える

これらはどれも覚えて使えるようにしておくべきでしょう。

SUMやMAX等については誰でも知っていると思いますので説明を省きます。

知らなくてもググれば一瞬で出てくるので使えない人は確認しておいてください。

ここでは2つ取り上げ、使い方を見ていくことにします。

SUMIFS

複数の条件を満たすものを合計するときに使います。

これが使えるとデータの収集作業が格段に上がります。

ぜひマスターしておきたい関数の一つです。

使い方としては、

SUMIFS(合計対象範囲,条件範囲①,条件①,条件範囲②,条件②…)

とすると、合計対象範囲の中から、そのすべての条件に当てはまるもののみを合計することができます。

例えば、

「①店舗が東京で、②2016年度に、③男性が購入した」という記録の合計販売数を合計するといったことができるようになります。

COUNTIF

条件を満たすセルの個数を数えることができる関数です。

COUNTIF(範囲,検索条件)

とすることで簡単にカウントすることができます。

セルの値が多様ではなく、限られているときに有効でしょう。

例えば参加者の中から男性の数が知りたいときなどに使えますね。

まとめ

以上、ここで述べてきたことは新社会人なら必ず押さえておきたい内容です。

ここでは触れることのできなかったことがまだまだあります。

業務でExcelを使う人は、以下の本を一冊持っておくことを強くお勧めします

※今回の記事もこの本を参考にしています。

ビジネスの現場でどのように使っていくのかということが非常にわかりやすく簡潔に書かれている本です。

「Excelの使い方は暗記するものではない」と著者は言います。

今やなんでもインターネットで検索する時代ですが、どんな機能があるのかを一通り知っていなければ、調べることもできません。

一度腰を据えてExcelについて学ぶ機会をとってみてください。

劇的に業務スピードが変わるはずです。

あわせて読みたいExcelの記事まとめ

Excelデータ分析

データ分析はExcelの基本です。

データ分析で使う基本的な機能を紹介しているので、最低限この辺は使えるようにしておきましょう。

コメント

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