便利なExcelのテーブル機能|表をテーブルにする方法とメリット

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今回は、知っておくと便利なExcelのテーブル機能についてまとめていきたいと思います。

一覧表を管理するときに使う機能です。

一覧表の管理業務を効率化することができます。

データ分析の際はもちろんですが、そうでなくても表を扱うときはテーブル機能を利用した方がいいことがたくさんあります。

テーブル機能のメリットと使い方についてみていきましょう。

テーブル機能とは

テーブル機能とは

テーブル機能とは、作成したデータや表を、関連した一つのデータのまとまりとして認識させることができる機能です。

ただの「表」ではなく一つのまとまりである「テーブル」として定義することで、一覧表が扱いやすくなり、一覧表の管理が非常に簡単になります。

テーブル機能のメリット

書式設定が簡単

大きなメリットの一つに、管理が非常に楽になるという点が挙げられます。

テーブル機能を使うと、一行おきに色分けされたり、表に見出しが自動的に追加されたりします。

※テーブルツールデザインスタイル から色を消すこともできます。

範囲が自動で拡張

行や列が追加されると、範囲が自動で拡張されます。

自動的にテーブルの範囲が変更になるので、いちいち書式を替えたり、フィルターを設定しなおしたりといったことをせずに済みます。

逆に、空白の列や行があるとテーブルとして認識されないので注意が必要です。

例えば、列を新たに追加すると、自動でその列もテーブルの範囲と認識され、書式が変更されます。

新しく追加された列も、自動で一行おきに色分けされたり、見出し行がついたりするのです。

計算が楽にできる

範囲が自動で拡張されるので、計算も楽にすることができます。

例えばテーブルに新しく列を追加して、その列の一番上のセルに数式を入力したとします。

するとその列の下のセルもその計算式が適用され、エンターキーを押すだけで、自動で数式が入力され、計算結果が表示されます。

同様に、計算式を修正した場合も、自動で列全体の計算式を修正してくれます。

テーブル機能では、関数の参照が「構造化参照」といって、列を参照する方法をとっているからなんです。

集計行が自動で追加される

集計行を自動で追加することもできます。

合計の金額や個数を求めたい場合、テーブル機能を設定していると簡単に集計作業を行うことができるのです。

テーブルツールデザイン集計行

から集計行にチェックマークを入れると、表の一番最後の行に「集計行」が追加されます。

「集計行」は、合計、平均、最大を出したり、分散や標準偏差を計算したりできます。

リレーション機能が使える

テーブルを設定すると、リレーション機能を利用することができます。

※リレーションシップ設定は、ただの表では利用することができず、表をテーブルにしないと使うことができません。

リレーション機能とは、リレーションシップの設定をして2つのテーブルを結合することができる機能です。

例えば、「社員番号」と「社員の名前」を対応を、わざわざVLOOKUP関数を用いずに自動で行うことができます。

また、結合したテーブルを1つのまとまりとしてピボットテーブルで集計することもできます。

テーブルの使い方

テーブル機能の設定方法

テーブルの設定方法は非常に簡単です。

表の中の任意のセルをクリックした状態で、

ホームテーブルとして書式設定

をクリックし、デザインを選びます。

すると自動でテーブルにする範囲が表示されているので、よければOKをクリックします。

範囲を選択しなおすときは表のマークをクリックして選択しなおしましょう。

テーブル機能の操作方法

データの並び替え

テーブルを設定すると、項目名のところに逆三角のボタン、フィルターボタンが表示されます。

そこから、データの並び替えをすることができます。

フィルターボタンが上向きの矢印になったら昇順、下向きになったら降順です。

また、複数の項目(=複数の列)で並べ替えることも可能です。

複数の項目で並べたいときは、優先順位が低い順番に、並べ替えていきます。

フィルター機能

フィルター機能を使うと、ほしいデータのみを一覧表にすることができます。

逆三角のフィルターボタンをクリックするとフィルター機能を使えます。

数値データでは、値を指定してフィルターをかけたり、平均より上の値でフィルターをかけたり、トップテンを表示したりといったことができます。

文字データでは、テキストフィルターで、知りたい値を指定して、指定した値と同じもの、指定した値で始まるもの、指定した値を含まないものなどといったフィルターで検索ができます。

日付データでは、日付を指定したり、期間を設定したり、四半期ごとにフィルターをかけたりすることができます。

解除するには、「ナンバーからフィルターをクリア」をクリックします。

まとめ

表を作ったら必ずテーブルにすべき理由が伝わったでしょうか。

使いこなすことができたら非常に便利な機能ですので、ぜひ一度、自分の手を動かして使い方を確認してみてください。

見るのと実際にやるのでは全然違うからです。

私も実際にやってみて、理解しているようで理解できていなかったことに気づくことができました。

ぜひ、簡単な例で実践してみてください。

※私がExcelについて参考にした本はこちら。

コメント

  1. […] 知っておくと便利なExcelのテーブル機能|表はテーブルにしよう今回は、知っておくと便利なExcelのテーブル機能についてまとめていきたいと思います。一覧表を管理するときに使う機能 […]

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