新社会人のためのExcelデータ分析|ピボットテーブル編

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前回に続いてExcelデータ分析についてまとめていきます。

前回はデータテーブルと言って、複数の条件を変えたときに結果がどうなるのかを試算するツールについてご紹介しました。

今回ご紹介するのはピボットテーブル

ピボットテーブルはデータを集計するときに使う機能の一つです。

今回はこのピボットテーブルについて、基本的な使い方と、実践例をみていきましょう。

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルは、膨大なデータを集計したり分析したりするときに使います。

大量のデータから、特定の項目を取り出して集計表にすることができるのです。

ピボットテーブルの使い道

具体的にはどのような場面で使えるのでしょうか。

たとえば、

店舗ごとの商品販売個数が知りたい

部署ごとに、商品別の売上金額が知りたい

各商品の売れ行きがいい時期が知りたい

などといったときに素早く集計表にすることができます。

使い方

元表から集計表を作る|2つの項目

今回は、例として以下のようなデータを使って集計していくことにします。

購入された店舗、担当者、商品、個数、日付が一覧になっています。

まずは元のデータ内のセルのどれかを選択してから

挿入ピボットテーブル

からピボットテーブルをクリックします。

すると

新しいシートが作成され、このような表示になります。

右の「ピボットテーブルのフィールド」を使って、左に集計表を作っていきます。

右側のピボットテーブルのフィールドを大きい画像で見ていきましょう。

以下の画像のように、各項目が並んでおり、それをドラックして「行」「列」「値」に追加できるようになっています。

「商品」と「販売個数」を選び、「行」「値」にドラッグしてみます。

ドラッグするとこのようにしたのボックスに「商品」と「販売個数」が表示されます↑↑

そして左側には、このように表が作成されます。

行に商品名が並べられ、商品ごとに販売個数が合計されています。

Bの方が売れていることがわかりますね。

膨大な量であっても、このように簡単に各項目の合計値を比較することができます。

元表から集計表を作る|3つの項目

次に、再び右側のピボットテーブルのフィールドで、別の項目を追加してみましょう。

「店舗」を列にドラッグしてみます。

列のボックスに「店舗」が追加されました。

左側の表は、このように、販売個数を商品、店舗ごとに見ることができるようになりました。

商品Aは東京で多く売れ、商品Bは大阪で一番多く売れているとわかりますね。

このようにして項目を追加することでより詳しい表を作ることもできます。

集計データをグラフにする

ピボットテーブル分析ピボットグラフ

から、作成した集計表をグラフにすることもできます。

さきほどの表をグラフにしてみました。

このようにグラフに表すことができました。

一目で、商品ごとによく売れる店舗が異なることがわかるでしょう。

項目を絞って表示することもできます。

例えば店舗を大阪と東京のみに絞りたい場合、

ピボット分析スライサーの挿入

でスライサーの挿入をクリックすると、このようにスライサーが表示されます。

このように東京と大阪を選択することで、グラフに東京と大阪のみグラフに表示することができます。




注意事項

Excelが認識できるような表にする

ピボットテーブルを使うためには、元データを、Excelが認識できるような数字に整える必要があります。

例えば、単位が入っているとExcelは個数ではなく文字列として認識し、集計することができなくなってしまいます。

単位などの不要な語が入ってしまっている場合は、置換機能を使って修正してから使うようにしましょう。

また、項目名のセルが結合されている場合もエラーになってしまいます。

※このようなことが起こるので、原則Excelでセルの結合をするのはやめましょう。

同じ項目で全角と半角が混ざっていても集計ができません(「商品A」と「商品A」など)。

元のデータの日付や個数などの数字が、Excelが認識できるように打ち込まれていることを確認しましょう。

また、ピボットテーブルの元データの範囲が変わった場合にテーブルを適用する方法については別記事を書きましたのでご参照ください。

元データの範囲が変わったとき

元データの範囲が変わったときは、それを反映させる必要があります。

一番簡単な方法は、表をテーブル機能を使って「テーブル」に変更することです。

テーブルに変更すると、元データが増えても自動的に拡張してくれるので、ピボットテーブルを使う際は非常に便利です。

テーブル機能はピボットテーブルを使う時以外にもメリットだらけの機能です。

テーブルに関しては別記事でまとめたのでそちらも参考にしてください。

まとめ

今回は、集計の際に使うツール、ピボットテーブルについてまとめてきました。

業務で扱うデータの量に圧倒されそうになったときは、ぜひ、ピボットテーブルを使ってデータを整理してみてください。

前回の繰り返しになりますが、一度自分の手を動かして使い方を確認してみることをお勧めします。

見るのと実際にやるのでは全然違うからです。

私も実際にやってみて、理解しているようで理解できていなかったことに気づくことができました。

ぜひ、簡単な例で実践してみてください。

※私がExcelについて参考にした本はこちら。

実際のビジネスシーンでExcelを使えるようにすることを目指した「実用」に特化した本です。

Excelを用いた業務をする新社会人は必ずもっておきたい一冊です。

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コメント

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